บทบาทหน้าที่ของ พิพิธภัณฑ์ หอจดหมายเหตุ และห้องสมุด

พิพิธภัณฑสถาน หรือ พิพิธภัณฑ์ เป็นอาคารหรือสถาบัน ที่จัดตั้งขึ้นเพื่อเก็บรักษาวัตถุที่มนุษย์ทำขึ้น ทั้งในรูปแบบของโบราณวัตถุ วิทยาศาสตร์ ศิลปะ ประวัติศาสตร์ โดยมีจัดแสดงให้ผู้คนสามารถเข้าชมได้ถาวร หรือจัดแสดงชั่วคราว พิพิธภัณฑสถานมักจะให้บริการแก่สาธารณชน เพื่อประโยชน์ในการศึกษา สันทนาการ แสดงความภูมิใจของท้องถิ่น ดึงดูดนักท่องเที่ยว โดยมีผู้ดูแลพิพิธภัณฑสถาน เรียกว่า ภัณฑารักษ์

พิพิธภัณฑ์ในปัจจุบัน มีทบบาทในการบริการแก่ชุมชน เป็นสถานที่ให้ความรู้ความสนุกเพลิดเพลิน และมีความโดดเด่นในฐานะทีเป็นกลไกสำคัญของการศึกษานอกระบบ ซึ่งพิพิธภัณฑ์มีหน้าที่คือ การรวบรวมวัตถุหรือสิ่งของ ตรวจสอบและแยกแยะประเภทเพื่อกำหนดอายุ แบบสมัยซึ่งเจ้าหน้าที่พิพิธภัณฑ์ต้องเป็นผู้มีความรู้ความเชี่ยวชาญ การทำบันทึกหลักฐานการทำทะเบียนวัตถุถือเป็นงานที่สำคัญเพื่อให้วัตถุไม่สูญหายหรือเกิดการทุจริตจากเจ้าหน้าที่ และเป็นหลักฐานทางวิชาการเพราะทะเบียนวัตถุ เพราะทะเบียนเป็นการแสดงถึงที่มีของวัตถุ มีการแยกแยะประเภท กำหนดอายุสมัย ซึ่งมีความสำคัญสำหรับการศึกษาค้นคว้า วิจัย นอกจากนี้ยังมีหน้าที่ซ่อมสงวนรักษาวัตถุ รักษาความเสื่อมชำรุดตามสภาพเวลาด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัยและเหมาะสม จัดแสดงนิทรรศการให้แก่ประชาชนที่สนใจ ร่วมถึงการให้การศึกษาแก่คนทุกระดับ ทุกเพศ ทุกวัย พิพิธภัณฑสถานยังมีความหลากหลายมากขึ้น ไม่ใช่เป็นสถานที่เพื่อเก็บรักษาและจัดแสดงสิ่งของ แต่เป็นการให้ประสบการณ์และมีการโต้ตอบแก่ผู้ที่สนใจศึกษาเรียนรู้ เช่น พิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์ พิพิธภัณฑ์กลางแจ้ง พิพิธภัณฑ์สัตว์น้ำ หรือ พิพิธภัณฑ์มีชีวิต โดยมีการจัดเก็บสิ่งของประเภทต่างๆจำนวนมากและจัดแสดงในพิพิธภัณฑสถาน โดยทั้งแบบถาวรและชั่วคราว เพื่อการหมุนเวียนงานแสดงได้อย่างหลากหลาย

                   จดหมายเหตุ เป็นคำเรียกในภาษาไทยที่ตรงกับคำเรียกในภาษาอังกฤษว่า archives คำๆ นี้มีรากศัพท์มาจากภาษากรีกที่แปลว่า “เอกสาร” ที อาร์ เชลเลเบิร์ก (T.R. Schellenburgs) นิยามความหมายของจดหมายเหตุว่า “เอกสารของสถาบัน ไม่ว่าจะเป็นของรัฐหรือเอกชนและหน่วยงานดังกล่าวพิจารณาว่า เอกสารกล่าวมีคุณค่าอย่างถาวร ได้รับการจัดเก็บเพื่อการอ้างอิงเพื่อการศึกษา ค้นคว้าและวิจัย” (Sir Hillary Jenkinson) นักจดหมายเหตุชาวอังกฤษกล่าวว่า“เอกสารจดหมายเหตุเป็นเอกสารที่เกิดจากการทำงาน และสะสมตาม ธรรมชาติของเอกสาร จากนั้น ได้รับการจัดเก็บเป็นระยะๆ” จดหมายเหตุ ต้องเกี่ยวข้องกับการงานสารบรรณ และประเมินคุณค่า ที่ไม่เพียงแต่มีการจัดเก็บเอกสารอย่างเป็นระบบ หรือการทำลาย แต่ยังต้องอำนวยความสะดวกในการค้นคืนด้วย หากจะสรุปความหมายของ archives ที่ใช้กันในปัจจุบัน คำนี้สามารถแปลความได้ 3 ประการ ได้แก่ ความหมายแรก คือ พื้นที่ หรือ ห้องที่ใช้ในการเก็บเอกสาร ความหมายที่สอง คือ หน่วยงานที่ทำงานเกี่ยวกับเอกสารที่มีคุณค่าขององค์กร หรือที่เรียกว่า หอจดหมายเหตุ หรือหน่วยจดหมายเหตุ และความหมายที่สาม คือ เอกสารที่มีรูปแบบต่างๆ หรืออาจเรียกว่า “archival material” 

จดหมายเหตุ ไม่ได้หมายถึงเอกสารทุกชิ้นที่สร้างขึ้นในกระบวนการทำงาน แต่จดหมายเหตุจะต้องมีลักษณะบางประการ ที่เหมาะสมแก่การจัดเก็บและอนุรักษ์ สำหรับการใช้งานในอนาคต สมสรวง พฤติกุล ให้ข้อสังเกตเกี่ยวกับลักษณะของจดหมายเหตุไว้ดังนี้

                “เอกสารต้นฉบับ ตัวจริง” อันหมายถึง เอกสารเก่า หรือเอกสารประวัติศาสตร์ที่เป็นต้นฉบับและมีคุณค่าในการจัดเก็บเอกสารอย่างถาวร เช่น เอกสารที่เกี่ยวข้องกับประวัติการสร้างถนนราชดำเนิน ที่ได้รับการรวบรวมตามกระแสพระราชดำรัสของพระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัว หรือ “สมุดจดหมายเหตุ” (log book and journal) ของกรมหลวงชุมพรฯ ในสมัยที่เรียนโรงเรียนนายเรือที่อังกฤษ

“เอกสารที่มีคุณค่าต่อเนื่อง” แสดงว่า เอกสารดังกล่าวคงคุณค่าโดยตลอด เพื่อการศึกษาและวิจัยหรือใช้เป็นหลักฐาน

“เอกสารที่เป็นแหล่งข้อมูลปฐมภูมิ” เกิดจากการบันทึกเหตุการณ์ เช่น การร่างรัฐธรรมนูญ งานพิธีพระราชทานเพลิงสมเด็จพระเจ้าพี่นางเธอกรมหลวงนราธิวาสราชนครินทร์ โดยบุคลากรของสำนักหอจดหมายเหตุ ได้รวบรวมเอกสาร ประมวล เรียบเรียงแล้วนำมาจัดพิมพ์เป็นเล่มและตัวอย่างของการกำหนดขอบเขตของจดหมายเหตุ จะเป็นตัวกำหนดการดำเนินงานของหอจดหมายเหตุ แต่ละแห่งให้แตกต่างกัน ขนิษฐา วงศ์พานิช ย้ำถึงประเด็นนี้ “หอจดหมายเหตุของแต่ละหน่วยงาน/องค์กร จะมีเอกสารไม่ซ้ำกัน สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการกำหนดวิธีการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุ การจัดหาเอกสารด้วยการสำเนาไมโครฟิล์มชนิดต่างๆ จากหอจดหมายเหตุแห่งชาติไปเก็บรักษา ไม่น่าจะเป็นการจัดหาจดหมายเหตุ” ในที่นี้เราอาจสรุปรูปแบบที่มาของจดหมายเหตุได้เป็น 2 ประเภท คือ 

              In-house archives เป็นงานจดหมายเหตุที่เน้นการจัดเก็บเอกสาร ที่เกิดขึ้นจากการทำงานตามหน้าที่หรือพันธกิจของหน่วยงาน

Collecting archives เป็นงานจดหมายเหตุที่เน้นการรวบรวม/จัดหาเอกสารจดหมายเหตุมาจัดเก็บโดยมีลักษณะเหมือนการทำงานของบรรณารักษ์ ที่มีการคัดเลือกและจัดหาทรัพยากรสารสนเทศที่สอดคล้องตามวัตถุประสงค์ของหน่วยงาน หรือสอดคล้องกับความต้องการของผู้ใช้

หอจดหมายเหตุ คือ ที่เก็บเอกสารการประเมินงาน เอกสาร กระดาษ เช่น มหาวิทยาลัยเก็บเอกสารจำนวนหนึ่งและเอกสารที่ยังมีคุณค่า ดังนั้นเขาจึงดำเนินการเก็บรักษาไว้ไม่เช่นนั้นจะต้องถูกทำลายไป หรือว่าเอกสารที่มีค่าจะถูกกักเก็บไว้อย่างเป็นระบบ  ดูแลทำความสะอาดอย่างดี หอจดหมายเหตุจะเก็บเอกสารแตกต่างจากหอสมุด หอสมุดหากต้องการได้เอกสารก็สามารถเดินไปค้นหาได้อย่างสะดวก แต่หอจดหมายเหตุหากต้องการเอกสารจะต้องแจ้งต่อนักจดหมายเหตุ และรอให้นักจดหมายเหตุดำเนินการค้นหา หยิบมาทีละชิ้นทีละชิ้นเนื่องจากเป็นการเลือกเอกสารที่สำคัญ ถ้าอยากค้นว่าตระกูลของเราคือใคร เป็นอย่างไร ให้ไปค้นคว้าที่หอจดหมายเหตุ นอกจากเอกสารแล้ว ยังจะมีภาพเก่า หนังสือพิมพ์เก่าและเอกสารที่สำคัญต่าง ๆ

การจัดทำฐานข้อมูลและการประเมินคุณค่าของวัตถุ

                การแสวงหาวัตถุต่าง ๆ เพื่อนำมาจัดแสดงในพิพิธภัณฑ์ เช่น การซื้อขาย การรับบริจาคหรือแสวงหาของจากชุมชน ของสะสมส่วนตัว เป็นต้น เพื่อให้เป็นไปตามแนวทางและเนื้อหาของพิพิธภัณฑ์ ซึ่งการที่จะนำวัตถุชิ้นหนึ่งมาจัดแสดงนั้น ภัณฑารักษ์ หรือเจ้าหน้าที่ จำเป็นจำต้องมีความรู้พื้นฐาน ทั้งจากการอ่านหนังสือและประสบการณ์ของแต่ละคน มีความรู้ด้านกฎหมายว่าสิ่งที่มีอยู่นั้นถูกกฎหมายหรือไม่ และด้านคุณธรรมจริยธรรม จรรยาบรรณของเจ้าหน้าที่ ภัณฑารักษ์ และสามารถใช้ความรู้ในการประเมินคุณค่าของวัตถุในด้านต่าง ๆ ได้ เช่น ความรู้ด้านกฎหมายของการจัดเก็บวัตถุ เมื่อพิพิธภัณฑ์มีวัตถุแสดงที่ทำจากงาช้างก็ต้องรายงานต่อส่วนราชการที่เกี่ยวข้อง หรือจรรยาบรรณของผู้ทำงานพิพิธภัณฑ์ก็จะไม่สะสมของแบบเดียวกันกับหน่วยงานที่ทำงานอยู่

การจัดทำข้อมูลและการลงทะเบียนในพิพิธภัณฑ์แต่ละที่มีความแตกต่างกันไป ซึ่งมีการจัดระบบในการรักษาและทำบันทึกให้เป็นระบบ และสามารถทำให้สอดคล้องกับระบบทะเบียน ของหน่วยงานอื่น ๆ ในองค์กร ซึ่งการทำทะเบียนอย่างเป็นระบบนั้นจะสามารถสืบค้นได้ง่าย ลดความซ้ำซ้อนและความยุ่งยาก สามารถแยกระบุประเภท หมวดหมู ลำดับ และแหล่งที่มาได้ 

เอกสารทะเบียนวัตถุ คือ เอกสารสำคัญ ดังนั้นการทำเรื่องทะเบียนวัตถุจึงมีความสำคัญ การทำฐานข้อมูลอย่างง่ายด้วยการทำทะเบียนหรือบัญชีเดินทุ่ง การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์สำเร็จรูป คือ Microsoft Office (Microsoft Excel หรือMicrosoft Access) ใช้คำศึกษาค้นดูออกมาได้หรือใช้โปรแกรมให้เหมาะสมเพื่อสอดคล้องกับระบบทะเบียนของมหาวิทยาลัย เพราะมหาลัยแต่ละแห่งมีระบบทะเบียนครุภัณฑ์  ซึ่งเมื่อมีการรับวัตถุเข้ามาสิ่งที่ต้องดำเนินการ มีดังต่อไปนี้

1.การให้เลขวัตถุ

1.1 เป็นเลขวัตถุที่ให้แก่วัตถุแต่ละชิ้น โดยใช้หลักสากลเป็นเลขวิ่งประจำปี โดยให้เลขเป็น 2 ส่วน คือ ลำดับที่/ปีพุทธศักราช เช่น 1/2530 คือวัตถุที่ได้รับเป็นลำดับที่ 1ในปี พ.ศ 2530 และให้เลขเรียงลำดับไปจนสิ้นปี เมื่อขึ้นพุทธศักราชใหม่ คือ 1/2531

1.2 การให้เลขวัตถุกรณีเป็นชุดเดียวกัน การให้เลขวัตถุจะประกอบด้วย 3 ส่วน คือ ลำดับที่/ปีพ.ศ./ของชิ้นที่ เช่น มีวัตถุลำดับที่ 2 ของปี 2530 ให้เลขดังนี้ 2/2530/1, 2/2530/2, 2/2530/3, 2/2530/4, 2/2530/5 เป็นชุดที่มี 5 รายการ

 2.ลงบัญชีชั่วคราว

          เป็นการทำบัญชีสำหรับใช้ควบคุมรายการวัตถุ ตามห้อง ตู้ หรือคลัง เพื่อประโยชน์ในการควบคุมดูแล ก่อนลงบันทึกในสมุดทะเบียนฯ มีรายการที่ต้องบันทึก คือ 1) เลขที่ 2) เลขวัตถุ 3)ชื่อวัตถุ 4) ขนาด 5) ชนิด 6) สมัยหรือฝีมือช่าง 7) ตำนาน/ประวัติ